Consejos para ordenar tu casilla de correo laboral

McKinsey afirmó que la implementación de redes sociales corporativas aumenta un 25 por ciento la productividad en una empresa, dato en estrecho vinculado al tiempo que los trabajadores destinan a la gestión de la cuenta de email. Según indica esta consultora, en promedio se destina el 28 por ciento de la jornada en leer, escribir y responder correos, el equivalente a 13 horas por semana.

Una buena medida para achicar este margen es mantener un buen orden en la casilla de correo electrónico. Los siguientes consejos son válidos para cualquier tipo de servicio: móvil o de escritorio, con base en la web o precisos de instalaciones locales. Cualquiera sea el de tu preferencia, un buen orden propiciará mejores resultados.

Primero, lo más sencillo: Aunque a muchos pueda resultar obvio, he visto de reojo casillas de correo laboral en las cuales todos los mensajes entrantes se agolpan en un mismo espacio, todos idénticos. Crear carpetas por temas, remitentes, etc. es el primer gran paso hacia una gestión ordenada de tu correo. En paralelo a estos criterios, una vez que se crean filtros, éstos propician un buen ahorro de tiempo. También se pueden utilizar etiquetas e incluso colores que ayuden a identificar visualmente el contenido. 

La valoración del correo, un trabajo artesanal: Todos los servicios de correo cuentan con un método para valorar un correo entrante. Un ejemplo, la famosa estrellita de Gmail. Si bien existen modos automáticos para establecer valoraciones (lo hemos indicado más arriba), es siempre bueno aplicar un parámetro no-mecánico y resaltar en forma manual aquellos correos que, en la acumulación, deberemos prestar especial atención más tarde.

Un correo, una tarea a realizar: A diferencia de lo que ocurre en las casillas de uso personal, en las que se usan en el trabajo cada correo representa una tarea a realizar. En tal sentido, no es conveniente marcar como leído un mensaje cuyo contenido no ha sido aún resuelto. En este punto, a muchos puede resultar de utilidad crear categorías como “respondidos”, “pendientes”, “en proceso”, etc.

Cada tanto, una limpieza: En este punto, aparecen dos opciones. La primera, borrar cada mensaje (incluso los enviados) a sabiendas que no volveremos a necesitarlos, apenas ingresan. La segunda, dedicar un momento particular a esta limpieza, ir tildando el contenido prescindible y hacer clic en el rotundo “borrar”. Eliminar los correos no necesarios ayudará, entre otras cosas, a encontrar más fácilmente lo que necesitamos.

Por último, existen herramientas que prometen entregar más criterios de organización para los correos. Una en verdad interesante es Sanebox: funciona en cualquier plataforma, aunque hay que pagar en forma mensual para hacer uso de ella. Dmitri Leonov, vicepresidente de SaneBox, sugiere que los trabajadores se ocupen de los mensajes urgentes en lugar de tratar de seguir el ritmo de todo lo nuevo que aterriza en la bandeja de entrada. “El correo electrónico es una lista de tareas que otra gente escribe por usted”, dijo Leonov. Un buen resumen que explica la importancia de mantener el orden es este escritorio de trabajo virtual.

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